خطة إدارة الاختبارات والقبول حسب المهام والإجراءات

 

فتــــرة التنفيذ

المهــمــــة

الأعمال المطلوبة (المهام والإجراءات )

 الخطــوات

قبل الاختبار

تشكيل اللجان

1. تشكيل لجنة متابعة وتدقيق النتائج بإشراف إدارة/قسم الاختبارات والقبول من عددٍ من المشرفين التربويين/المشرفات التربويات والمعلمين/المعلمات ممن يتميزون بالدقة والكفاءة وتحمّل المسؤولية، وتمارس مهامها خلال الفصل الدراسي الأول والفصل الدراسي الثاني  وتستمر حتى ظهور نتيجة الدور الثاني.

2. يقوم مدير/ة الإدارة أو رئيس/ة القسم بإعداد خطة زمنية تفصيلية للأعمال التي يقوم بها أثناء العام الدراسي، ورفعها خلال أسبوعين من بداية العام الدراسي وتزويد الإدارة العامة للاختبارات والقبول (بنين ــ بنات) بنسخة منها.

1-تشكيل اللجنة الرئيسية .

2-تشكيل لجان التدقيق المركزية .

3- تجهيز مقر لها.

4-تحديد أعمالها.

5-عقد اجتماع مع أعضاء اللجان وتسليمهم مهامهم وتدريبهم على النظام المركزي.

6-وضع خطط للجان .

7-توزيع  المدارس على الأعضاء.

8-وضع كتب وأدلة الاختبارات وتعاميمها في مكان بارز في غرفة             ( اللجنة المركزية للتدقيق ).

9-تصميم استمارات لها وتقسيم العمل على مراحل ضمانا للدقة.

10-تخصيص خط هاتف لاستقبال الاستفسارات من الميدان.

انظر  أعمال اللجنة واستماراتها

تنظيم

3.   تزويد المكاتب والمدارس بدليل المستخدم لنظام نور للاختبارات.

1-     دليل المستخدم للمرحلة الابتدائية.

2-     دليل مدير المدرسة المتوسطة والثانوية.

3-     النظام بدون اتصال لجميع المراحل الثلاثة.

4-     تعليمات استخراج النتيجة.

5-     التأكيد على سحب الأدلة من الرابط

http://noorst.moe.sa/UserGuides          

6-     تزويد المدارس بكيفية حماية الحاسب من ألاختراق أوالتجسس.

7-      تزويد المدارس بطرق حماية كلمة السر.

8-     تسجيل  المشرفين في النظام وشرح كيفية الاستفادة من خدماته للمتابعة.

4. تزويد المدارس باسم المستخدم وكلمة المرور مع التأكيد على سرية كلمة المرور لنظام نور وتغييرها باستمرار من قبل المسؤول/ة .

5.     تخصيص خط هاتف لاستقبال الاستفسارات وتزويد المدارس برقمه.

6. منح صلاحيات لمشرفي/ات الاختبارات ، وأعضاء الدعم الفني .

تدقيق ومتابعة

7. تدقيق بيانات الطلاب/الطالبات بالصف الثاني والثالث الثانوي ومطابقتها على الوثائق الرسمية من واقع بيانات الهوية ( البطاقة الوطنية ــ سجل الأسرة ــ بطاقة العائلة ــ جواز السفر ــ الإقامة ــ أخرى ) والتواصل مع المدارس لتعديل الملاحظات إن وجدت.

1-تصميم استمارات لهذه البيانات  المرفق رقم  ( 2 أ).

2-فتح ملف لكل مدرسة ووضع هذه البيانات فيه.

3-تدقيق هذه البيانات من قبل لجنة التدقيق.

4-استمارة بيانات الطلاب ولي الأمر.

5-طلب  بيانات للطلاب المحولين والمعيدين والمقبولين من خارج المملكة (مع صور للمستندات التي تثبت ذلك ).

6-تجهيز ملفات  يحتوي على  صور اثباتات الطلاب وأوامر القبول للذين لا يحملون إثبات.

7-التأكد من إدخال معدل الصف الثاني ثانوي بعد التأكد من استبعاد الوطنية من المعدل.

8. التحقق من صحة مواد الانتساب الجزئي لطلاب /لطالبات الصف الثاني والثالث الثانوي وذلك بمطابقة كشوف النتيجة المعتمدة مع ما هو موجود في نظام نور للاختبارات.

1-    طلب قائمة بأسماء الطلاب وموادها.

2-    مطابقة القائمة على ماهو مدخل في نظام نور.

قبل

الاختبار

إعداد الجداول

9. إعداد جداول موحدة لاختبارات الصف الثالث الثانوي في جميع الأقسام للفصل الدراسي الثاني (الدور الأول) وفقاً للمعايير الواردة في المرفق رقم (1) ، وتعمم بعد اعتمادها من مدير التربية والتعليم على جميع المدارس الثانوية في إدارة التربية والتعليم.

10. إعداد تقرير فوري معتمد بحيث يتضمن الإشارة إلى الغياب الجماعي ، التأخر عن الاختبار ، مشاكل أخلاقية أو سلوكية مؤثرة ، نسبة الغياب على مستوى إدارة التربية والتعليم ، حالات الغش ، تسرب الأسئلة ، وأي ملاحظات أخرى تستدعي الرفع بها.  

1-تشكيل لجنة لإعداد الجدول.

2-تطبيق ( 1/أ ) معايير عامة لإعداد جداول اختبارات جميع صفوف المرحلتين المتوسطة والثانوية.

3-(1/ب) الجدول الزمني لاختبارات مواد المرحلة المتوسطة والثانوية  التحريرية.

4-وضع آلية لمشاركة الطلاب في وضع الجدول.

5-اصدار الجداول وتعميمها.

6-تصميم استمارة للتقرير  تسلم للمشرف الزائر.

7-ادخال الجداول في نظام نور.

 

11.     إدخال الجداول المعتمدة لاختبارات الفصل الدراسي الثاني (الدور الأول) للصف الثالث الثانوي لجميع الأقسام في نظام نور.

أثناء الاختبار

المتابعة

12.         تزويد المدارس بشروحات مرحلية لنظام نور .

1-دليل المستخدم للمرحلة الابتدائية.

2-دليل مدير المدرسة المتوسطة والثانوية.

3-النظام بدون اتصال لجميع للمراحل الثلاثة.

http://noorst.moe.sa/UserGuides/

4-شروحات  وطرق الرصد واستخراج النتيجة.

5-تقديم دعم فني مباشر.

13.  متابعة المدارس في عملية إدخال الدرجات حسب آلية العمل على نظام نور للاختبارات لجميع صفوف المرحلتين المتوسطة والثانوية ( فترة أولى ــ فترة ثانية ــ نهاية الفصل ) للفصلين الأول والثاني والدور الثاني واختبار البديل.

1- متابعة التعميم آلية العمل والخطة الزمنية رقم 331023653/28  

  وتاريخ 11/6/1433هـ  مرفق صورة .

2-تصميم  استمارات للمتابعة  مرفقه.

3-مراقبة الإدخال  من خلال التقارير.

4-توزيع العمل على المسؤولين حسب المراحل أو المكاتب.

5-طباعة تقارير إدخال كل يوم .

6-تقديم تقرير  مختصر  يومياً.

 7-كتابة الملاحظات للمدارس وللمشرفين.

 

14.  متابعة المدارس في تدقيق كشوف نتائج طلاب/طالبات الصف الثاني والثالث الثانوي في الإدارة وفق المعايير المنظمة لذلك والواردة في المرفـق رقم ( 4 ) والتأكد من صحة البيانات ومطابقتها مع الوثائق الرسمية من واقع بيانات الهوية (البطاقة الوطنية ،  سجل الأسرة ، بطاقة العائلة ، جواز السفر ، الإقامة ، أخرى).

وضع خطة للتأكد من ذلك :

1- تطبيق استمارة تدقيق مرحلة أولى ( تدقيق نتائج الاختبارات و التقويم المستمر والاختبارات الشفوية والعملية . ورصدها للفصل الدراسي الأول والثاني.

3- تطبيق استمارة تدقيق مرحلة ثانية  للاختبارات.

3- استمارة التدقيق النــــهائية.

4-استمارة متابعة لجنة التدقيق.

5- تطبيق المرفق رقم (4).

 

15.  رصد الملاحظات على البيانات والدرجات في نظام نور ــ إن وجدت ــ من قبل لجنة التدقيق في إدارة التربية والتعليم ، وإرسال بيان بها للمدرسة ليتم تعديل النتيجة على ضوئه، مع رفع بيان كامل بهذه الملاحظات للإدارة العامة للاختبارات والقبول.

1-فتح ملف خاص للملاحظات تدون فيه أولا بأول يحتوى على :

أ- استـــــــمارة ملاحـــــظـــــات.

ب-خـــــــــــــطاب ملاحـــــــظات.

2- تسجيل الملاحظات في  الموقع الخاص بها :

http://www.northedu.info/so

16.  التأكد من تعديل المدرسة للملاحظات (البيانات والدرجات) المرسلة من قبل لجنة التدقيق في نظام نور.

17.            الموافقة على حذف البيانات التي تتم من قبل المدارس .

1-      دراسة أسباب الحذف.

2-      مخاطبة المدارس في حالة وجود استفسار.

3-       الموافقة على الحذف.

18.     متابعة المدارس المتأخرة في الإدخال والتنسيق مع الدعم الفني لحل المشاكل عاجلاً.

1-         المتابعة أولا بأول .

2-         رصد الملاحظات أولاً بأول وحلها مباشرة.

3-         وضع الحلول السريعة والمباشرة.

 

19.     متابعة الإغلاق لجميع المدارس في النظام للفصلين الدراسيين الأول والثاني والدور الثاني واختبار البديل على أن يكون الإغلاق في آخر يوم من أيام الاختبارات.

1-       رصد إدخال الدرجات حسب التوقيت المحدد.

2-        حصر المدارس التي قد تتأخر في الرصد.

3-       وضع الحلول المناسبة  لذلك.

4-       متابعة حالة إغلاق الدرجات أولاً بأول.

20.     التحكم في فتح أو إغلاق إدخال الدرجات من قبل المدارس حسب آلية العمل في نظام نور.

1-         وضع آلية لفتح الدرجات بعد الإغلاق.

2-         اشراك مشرف التدقيق بقرار الفتح.

3-         عمل  نموذج طلب فتح وفقاً لإجراءات محددة.

اعتماد كشوف النتائج

21.     يتم حفظ نسخة من نتائج الثانوية العامة ( كشوف النتائج ) لدى إدارة/قسم الاختبارات والقبول بعد اعتمادها من قبل مديرة إدارة/رئيسة قسم الاختبارات والقبول ، وتبقى نسخة لدى المدرسة عهدة وتحفظ في مكان آمن.

1. التأكد من  قيام المدرسة بجميع الخطواتالتي سبق استخراج       

     النتيجة حسب ماورد في دليل نظم وتعليمات الاختبارات.

2. الاشراف على ذلك من قبل مشرفي التدقيق أو المتابعة.

3. طلب كشوف النتيجة لكل من الطلاب الناجحين/الطالبات الناجحات و الطلاب المكملين/الطالبات المكملات في الدور الأول وإرساله إلى إدارة/قسم الاختبارات والقبول لمراجعتها وتدقيقها.

        بالمواصفات التالية:                                                                            1-وضوحه وسلامته من الأخطاء.                                                  2-صحة مقاسه مع اكتمال البيانات المدونة على غلافه.                       3-اكتمال الإحصائيات في بداية السجل ومطابقتها لبيانات القبول.                                                                                        4-ترقيم صفحاته و التأكد من تسلسلها بعد الطباعة مع استيفائه لجميع التوقيعات المختلفة (راصد/ة ـــ مراجع/ـة ــــ مملي/ـة ـــ مدير/ة) ، وطباعته من نسختين ورقيتين تحفظ إحداهما في مكان آمن بالمدرسة والأخرى تسلم لإدارة/قسم الاختبارات والقبول.                                     5-طلب  بيان بأسماء الطلاب الغائبين / الطالبات الغائبات والطلاب المكملين/ الطالبات المكملات في كل مادة دراسية في الفصل الدراسي ( الأول ، الثاني ، كامل المقرر ) لتصوير الأسئلة المطلوبة وتنظيم لجان اختبار الدور الثاني.

 

طباعة الشهادات

22.  طباعة كشوف الدرجات (الشهادات) للطلاب الناجحين/للطالبات الناجحات في الدور الأول للصف الثالث الثانوي في إدارة/قسم الاختبارات والقبول.

1.      تشكيل لجنة للطباعة

2.      تجهيز الأجهزة  الطابعات والأحبار ومستلزماتها

3. تجهيز المضاريف الخاصة  بالشهادات كل مظروف يحتوي على بيانات المدرسة وعدد الطلاب والتخصص ونوع النظام مرفق

4.      تجهيز نماذج حركة الطباعة كالتالي :

5.      خطاب من المشرف باعتماد  النتيجة مرفق.

6.      خطاب من مشرف التدقيق المسؤول عن المدرسة بأمر الطباعة مرفق.

7.      استلام أمر الطباعة والبدء بطباعة الشهادات مرفق.

8.      إعادة الشهادات إلى مشرف التدقيق لتدقيقها والتأشير عليها.

9.      اعتماد الشهادات من قبل صاحب الصلاحية  ثم ختمها .

10.      إرسال الشهادات لمديري المدارس تمهيدا لتسليمها حسب المرفق.

اعتماد النتائج

23.  مراجعة كشوف الدرجات (الشهادات) لطلاب/لطالبات الصف الثالث الثانوي في إدارة/قسم الاختبارات والقبول المستخرجة من نظام نور وتدقيقها مع كشوف النتيجة.

 

24.  تعتمد نتائج الثانوية العامة (كشوف الدرجات) من قبل صاحب الصلاحية أومن ينيبه.

إعلان النتائج

25.  إعلان نتائج الطلاب الخريجين/الطالبات الخريجات وفق المتبع (الاسم/النتيجة ، دون إعلان النسب والتقديرات )على موقعها بالشبكة العنكبوتية خلال خمسة أيام من انتهاء الاختبارات.

تزويد الطلاب والطالبات برابط الاستعلام عن النتائج والمعتمد من نظام نور .

26.     طباعة شهادات بدل مفقود وبدل تالف عن طريق نظام نور.

 كل حسب وقته.

27.  تعديل البيانات والدرجات في كشوف الدرجات بعد اعتمادها وفق إجراءات التعديل الواردة في  المرفق رقم ( 2 ).  

1-      تشكيل لجنة التعديل حسب المرفق رقم ( 2 ) في الإدارة.

2-      تشكيل لجنة التعديل حسب المرفق رقم ( 2 ) في المدرسة.

3-      تصميم نموذج خاص للتعديل مرفق.

4-      التنسيق مع مشرف التدقيق لزيارة المدرسة ومعرفة إجراءات

        التعديل.

5-       طلب  كشف في التعديلات من قبل المدارس لغير الثالث الثانوي.

28.  الاستفادة من قاعدة البيانات المتوفرة في نظام نور  لعمل الخلاصة الإحصائية العامة لنتائج طلاب/طالبات الصف الثالث الثانوي والعشر الأوائل على مستوى إدارة التربية والتعليم.

1-طباعة إحصائيات النظام  من خلال التقارير المناسبة

إعداد

التقارير

29.  إعداد تقرير فصلي عن سير العمل في نظام نور للاختبارات من قبل إدارة/قسم الاختبارات والقبول (مسؤول/ة النظام) ورفعه إلى الإدارة العامة للاختبارات والقبول.

 

30.     إعداد تقرير إحصائي عام بنتائج الطلاب/الطالبات.

 

 

 

 

 

 

قبل

الاختبار

تأمين متطلبات

1. التأكد من توفر أجهزة حاسب آلي وطابعات واتصال سريع لجميع المدارس الثانوية والمتوسطة .

 مخاطبة إدارة تقنية المعلومات  بالمهام التالية  :

1-  تجهيز غرفة العمليات المساندة في إدارة/قسم /وحدة الاختبارات والقبول بالتجهيزات التقنية ووسائل الاتصال.

2.  تزويد جميع المدارس المتوسطة والثانوية بأجهزة الحاسب الآلي والطابعات ذات الكفاءة والمواصفات العالية مع اشتراك في الشبكة العنكبوتية و توفير خدمة  DSL بسرعات عالية تحقق الكفاءة والسرعة في الإنجاز.

3.     طلب تقرير عن حالة الاتصالات من المدارس  حسب المرفق.

4. الرفع إلى إدارة تقنية المعلومات باحتياجات المدارس من الأجهزة ووسائل الاتصال.

تهيئة واستعداد

5.  تحديث أسماء المدارس وبيانات المدراء/المديرات في نظام نور للاختبارات.

1.     مخاطبة الجهات ذات العلقة بالإحداث قائمة في المدارس.

2.     مخاطبة شعبة الإدارة المدرسية لطلب بيانات مديري المدارس.

3.     تعبئة النموذج الخاص ببيانات المدرسة ومديرها المرفق.

4.      إدخال البيانات وتزويد مديري المدارس بكلمات السر.

5.      إسناد المدارس إلى مشرفي الدعم والتدقيق.

 

6.  حصر المدارس المحدثة وإدخال بياناتها وبيانات المدراء/المديرات حال افتتاحها.

متابعة

7. متابعة نقل بيانات الطلاب/الطالبات من وإلى المنطقة/المحافظة ، وتدقيق البيانات للتأكد من صحتها.

1-تعبئة  استمارات بيانات الطلاب المحولين إلى المدرسة  في الثالث   

      الثانوي.

2-تعبئة استمارة بيانات الطلاب المقبولين  في الثالث ثانوي  من خارج  

      المملكة.

3- طباعة تقرير الطلاب المحولين من النظام وتدقيقه من قبل اللجان

4- الـتأكد من صحة الوثائق الدراسية والبيانات.

 

مستمر

متابعة الأعطال

8. متابعة نظام الأعطال ومساعدة المدارس في حل المشاكل الفنية سواء بإرسال طريقة الحل أو الدخول على مستخدم المدرسة وحل المشكلة ، وفي حال تعذر حلها يمكن مدير/ة المدرسة من إدخال الدرجات داخل إدارة/قسم الاختبارات .

1-توزيع المدارس على الأعضاء.

2-الاطلاع على تقارير الدعم الفني وملاحظة البطاقات المفتوحة.

3-التأكيد على حل البطاقات خلال المدة الزمنية أو الرفع بها للدعم الثالث.

4-كتابة تقرير دوري من الأعضاء لرئيس اللجنة.

5-تجهيز غرفة عمليات مزودة بوسائل الاتصال في النظام.

6- تجهيز غرفة العمليات المساندة في إدارة/قسم /وحدة الاختبارات والقبول بالتجهيزات التقنية ووسائل الاتصال.